朝から「仕事の質とスピード」が爆上がりする…ドイツ人の同僚から学んだ「2つのメモ」習慣

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西村 栄基

ドイツ在住商社マン

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「帰宅前メモ」が明日の航海図となる

ドイツ人のビジネスパーソンに共通する習慣に帰宅直前と出社直後にメモをとることがあります。私も真似してみると、朝にスタートダッシュがかけられ、生産性が爆上がりする実感がありました。

帰宅前に何をメモするかといえば、「翌日行うべきタスクのリスト」です。

このリストは翌日の業務の「航海図」として機能し、朝の業務開始時に、何から手をつけるべきかを明確にしてくれます。

タスクは緊急度や重要度に基づいて作成しますが、「やることが多過ぎて、明日何から手をつければいいのかわからない！」というときもあることでしょう。

そんなときは、プロジェクトをパズルのように捉えることです。

(1) プロジェクトの目的と最終的な成果を明確にする＝パズルの全体像

(2) それを達成するための主なマイルストーンをいくつも設定する＝ピースの塊

(3) 各マイルストーンを達成するために必要なタスクを洗い出す＝ピース

(4) それぞれのタスクに期限を設定する＝ピースをどこにはめるか

ドイツ人の同僚たちが、どんなに巨大で複雑なプロジェクトが始まっても決して動揺することがなかったのは、このようにパズルの全体像を把握し、それを形作るピースの塊をひとつひとつのピースに分け、それぞれに優先順位と期限を設定する習慣があったからでした。

このプロセスを踏めば、翌日何をやるべきか明確になってくるはずです。

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